La crise sanitaire a contraint le milieu de l’événementiel à faire preuve de résilience. Aujourd’hui, les professionnels du secteur ont dû s’adapter en proposant des événements virtuels en ligne. Conférences, webinaires, débats… Plusieurs façons de garder le lien avec sa cible sont possibles.
Mais pour réussir son événement digital, il faut penser de manière globale. Périphériques utilisés, cibles concernées, contenus à proposer… Tous ces éléments font partie d’une réflexion importante pour proposer un événement en ligne innovant et captivant.
Trouver un format et un programme qui captent l’attention
Pour réussir un événement en ligne, il y a plusieurs points à prendre en considération. Le premier ? Les auditeurs.
Le contenu proposé doit concerner et captiver les participants à l’événement. Lors d’un événement en ligne, les cartes sont redistribuées : il n’est plus question de le penser comme un séminaire qui s’étend de 8h à 18h.
L’événement en ligne est dynamique, rythmé par des interventions intéressantes et la multiplicité des sujets. Dès lors, il est primordial de concevoir un programme qui combine le sérieux du propos au dynamisme du format.
Plutôt que de faire parler plusieurs heures un seul et unique intervenant, l’organisateur peut faire appel à plusieurs participants. L’idée est de fournir du contenu à forte valeur ajoutée, tout au long de la matinée ou de la journée !
Alterner entre les micro-conférences, les débats ou encore les formations permet de capter l’attention de l’auditeur durant toute la durée de l’événement.
Impliquer et donner la parole aux participants
Lorsqu’un organisateur réfléchit au programme de son événement en ligne, il est un point sur lequel il ne doit pas transiger : l’implication des participants. Si les participants restent dans une position passive tout au long de l’événement, ils risquent de quitter précipitamment la session virtuelle.
Pour éviter cet écueil, le mieux est de penser à des moyens d’interaction : chat, intervention visio, quiz, votes, foire aux questions, etc.
Là encore, il faut trouver le juste équilibre entre la prise de parole des intervenants et l’interaction avec les participants. Toutes les 15 à 30 minutes, l’événement doit laisser les participants s’exprimer afin de créer un sentiment de proximité avec les membres de l’événement. Cela donnera également plus de crédit à l’événement en ligne live, contrairement à sa diffusion en différé.
Penser à l’ergonomie de l’interface
On pense, à tort, qu’un événement en ligne se prépare très rapidement. Après tout, il suffit d’une connexion Wi-Fi, de quelques invitations envoyées ci et là et d’un petit arrangement au niveau du décor…
Si seulement cela était aussi simple ! En réalité, pour réussir son événement en ligne, il est indispensable de faire très attention aux détails, notamment ceux qui concernent les participants.
Une grande minutie doit être portée à l’UX et à l’UI, sans quoi les participants seraient tentés de quitter l’événement en ligne prématurément.
Car il ne faut pas oublier que les participants sont seuls devant leur écran et attendent donc un minimum de fluidité dans le process pour apprécier le moment à écouter les intervenants.
Sans une bonne ergonomie, difficile de retenir les participants… même les plus intéressés.
Se préparer afin d’anticiper les problèmes techniques
Autre point à ne pas négliger : l’anticipation des problèmes techniques. Problème de lancement de l’événement, difficultés à gérer l’intervention des différents participants, coupure technique… Les aléas du direct vidéo sont nombreux. L’assistance technique est donc très importante.
L’un des moyens d’éviter le stress des problèmes techniques ? Proposer aux intervenants et aux participants de rester dans une salle d’attente virtuelle avant de lancer le live.
De cette manière, l’organisateur peut tester en amont tous ses périphériques, vérifier que l’ensemble fonctionne bien et accueillir les membres dans les meilleures conditions.
Récolter des indicateurs pour mesurer la réussite de son événement
Enfin, la réussite d’un événement en ligne ne se mesure pas vraiment au moment de sa diffusion. En réalité, l’organisateur peut estimer avoir réussi son événement après avoir récolté l’avis des participants.
Il peut également se baser sur les indicateurs qu’il récolte : taux de participation, âge des participants, contenus favoris, etc.
De cette façon, l’organisateur saura déterminer s’il a réussi (ou non) son événement en ligne. À vrai dire, le simple fait d’essayer et de se donner les moyens de mettre en place un événement en ligne est une réussite en soi.
À force de persévérance et en améliorant constamment les points énumérés ci-dessus, il est fort possible que chaque événement en ligne préparé devienne un moment à ne pas rater.